Nhân viên hành chính nhân sự: Nhiệm vụ, kỹ năng cần có là gì?

Nhân viên hành chính nhân sự  là gì và tại sao họ được xem là “mảnh ghép” quan trọng và có đóng góp to lớn vào sự hình thành, phát triển và thành công của doanh nghiệp. Vậy, để tương xứng với tầm quan trọng đó, một nhân viên hành chính nhân sự sẽ cần đáp ứng những kỹ năng gì? Liệu công việc hành chính nhân sự có nhiều khó khăn?


Nhân viên hành chính nhân sự cần đáp ứng những nhiệm vụ gì?

Trước khi tìm hiểu về kỹ năng và nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự là làm gì, hãy cùng CareerViet xem qua khái niệm nhân viên hành chính nhân sự là gì.

Ứng tuyển nhân viên hành chính nhân sự

1. Hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính nhân sự là ai?

Hành chính nhân sự (HCNS) là một bộ phận quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một doanh nghiệp,  tổ chức có liên quan đến mặt “Nhân sự” và “Hành chính. Với vị trí này, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ lên kế hoạch, làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính của công ty, tổ chức, quản lý các hoạt động trong nội bộ công ty, theo dõi các quá trình làm việc của nhân viên,…


Nhân viên HCNS – bộ phận quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp

Có thể nói, nhân viên HCNS góp phần vào việc điều phối công việc và tạo môi trường làm việc, vui chơi thoải mái và tốt nhất cho toàn thể nhân viên trong công ty. Không những thế, nhân viên HCNS sẽ là người hỗ trợ đem đến những quyền lợi cho nhân viên – đây cũng chính là lý do tác động đến sự gắn bó của nhân viên.

Riêng đối với vị trí Hành chính nhân sự tổng hợp, bạn sẽ phải đảm nhiệm phần lớn công việc liên quan đến giấy tờ lẫn công tác quản trị con người. Thông thường, vị trí này thường được tuyển dụng ở những công ty có quy mô nhỏ và vừa, khi khối lượng công việc vừa phải.

Để hiểu chi tiết việc làm nhân viên hành chính nhân sự là gì, hãy cùng xem tiếp thông tin bên dưới!

2. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng của mỗi công ty dù với quy mô lớn hay nhỏ cũng đều cần phải có. Do đó mà nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự luôn cao. Nhân viên hành chính nhân sự là làm gì? Với vị trí này trong công ty, bạn cần phải thực hiện bản mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự theo yêu cầu dưới đây.

2.1 Nhóm công việc liên quan đến hành chính

Quản lý hồ sơ và giấy tờ

– Nhân viên HCNS sẽ thực hiện các công việc như: quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học. 
– Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng, bản mềm).
– Quản lý và cập nhật tất cả các dữ liệu trong máy tính như: thư đi, thư đến, hợp đồng lao động, hợp đồng của khách hàng,…
– Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có khoa học.
– Tiếp nhận các thông tin nội bộ của doanh nghiệp như đơn xin nghỉ phép, thư giải trình,..
– Giám sát và duy trì các hoạt động liên quan đến văn hóa công ty.
– Quản lý các văn bản liên quan đến lương, thưởng của doanh nghiệp
– Thực hiện các công việc khác của cấp quản lý yêu cầu.

Nhân viên HCNS sẽ thực hiện các công việc như: quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ và các công việc khác của cấp quản lý yêu cầu

Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ

Nhân viên hành chính nhân sự phải đảm bảo lưu giữ thông tin ở dạng bản cứng, bản mềm. Các hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp có thể kể đến như hồ sơ lao động được ký kết bởi doanh nghiệp và người lao động.

Theo dõi và xử lý bảng lương

Đối với các bộ máy vận hành nhỏ và vừa, nhân viên hành chính văn phòng có thể đảm nhiệm toàn phần nhiệm vụ quản lý bảng lương. Với một vài doanh nghiệp lớn hơn, bộ phần này có thể hỗ trợ phòng kế toán trong công tác xử lý bảng lương. Các đầu việc đi kèm khác bao gồm kiểm tra bảng chấm công, thực hiện danh sách lương/thưởng hàng tháng và thực hiện thanh toán lương đúng kỳ hạn.

Công tác lễ tân

Người làm hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ công ty ở mảng công tác lễ tân. Chi tiết hơn, các công việc họ phải đảm nhiệm bao gồm:

  • Đón tiếp khách hàng, đối tác đến công ty.
  • Tiếp nhận thông tin hoặc giao dịch thông qua điện thoại hoặc trực tiếp.
  • Phối hợp hỗ trợ xây dựng các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết mối quan hệ của các nhân viên và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Quản lý tài sản, thiết bị của doanh nghiệp

  • Thực hiện công tác theo dõi quá trình bàn giao thiết bị, máy móc thuộc sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận liên quan.
  • Tiếp nhận các ý kiến về việc nâng cấp, cải thiện thiết bị từ các phòng ban.
  • Bảo trì thiết bị theo lịch định kỳ. Đề xuất đổi mới máy móc cần thiết trong trường hợp máy bị hư hỏng.
  • Kê khai thông tin và chi phí các thiết bị văn phòng phẩm hàng tháng theo yêu cầu từng phòng ban.

2.2 Nhóm công việc liên quan đến nhân sự

– Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
– Làm việc, liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng để tuyển dụng nhân viên cho công ty.
– Quản lý hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty.
– Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc của mỗi nhân viên, từng phòng ban để đảm bảo nắm bắt tình hình chung của nhân sự trong công ty.
– Thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên của công ty.
– Theo dõi và cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên của công ty.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự.
– Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của toàn thể nhân viên.
>>> Đọc thêm: Những kỹ năng cần có khi ứng tuyển vào vị trí trợ lý hành chính

3. Cơ cấu phòng hành chính nhân sự là gì?

Nhằm đảm bảo mang đến hiệu suất làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự được tổ chức như sau:

  • Bộ phận tuyển dụng nhân sự: Phòng HCNS sẽ nắm giữ vai trò tuyển dụng nhân viên tiềm năng cho toàn thể các phòng ban trong doanh nghiệp. Thông thường, họ sẽ nắm bắt những yêu cầu tuyển dụng được đề ra. Sau đó lên kế hoạch đăng tin tuyển dụng và trực tiếp tham gia quá trình chọn lọc ứng viên phù hợp.
  • Bộ phận C&B: C&B là gì? Đây là từ viết tắt của Compensation & Benefits. Tóm lại, bộ phận C&B chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống lương thưởng và phúc lợi cho doanh nghiệp, sao cho cân bằng quyền lợi của người lao động và quy định của nhà nước. Vị trí C&B yêu cầu nhân viên phải có kiến thức về chính sách luật lao động.
  • Bộ phận hành chính nhân sự: Vị trí yêu cầu nhân viên lưu trữ phải lưu trữ giấy tờ, văn bản quan trọng. Theo dõi và cập nhật tình trạng của các thiết bị của công ty và thực hiện sắp xếp lịch họp nội bộ và lịch hẹn với đối tác. Ngoài ra, sẽ có những công việc đi kèm tùy theo doanh nghiệp.
  • Bộ phận L&D (đào tạo và phát triển): Thành công của một doanh nghiệp là có đội ngũ nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức. Với mục đích này, nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ đào tạo và đưa ra các chương trình phát triển năng lực nhân viên.

Tìm hiểu cơ cấu phòng hành chính nhân sự là gì? (Nguồn: Internet)

4. Học ngành gì để ra làm nhân viên hành chính nhân sự?

Một trong những câu hỏi mà nhiều người thắc mắc nhất đó là làm chuyên viên nhân sự cần học ngành gì. Câu trả lời bên dưới sẽ giải đáp tất tần tật cho bạn. 

4.1 Ngành quản trị nhân lực


Học ngành quản trị nhân lực ra làm công việc gì?

Với ngành học này, bạn sẽ có được những kiến thức, nền tảng cơ bản về nhân sự cũng như cách quản lý nhằm đảm bảo công việc được tốt nhất.

Ngành quản trị nhân lực được xem là một trong những ngành top đầu về nhân sự đã và đang được nhiều người ưu tiên lựa chọn và theo học. Khi học xong ngành này, bạn có thể dễ dàng trở thành trưởng phòng nhân sự, chuyên viên nhân sự, nhân viên nhân sự,…
>> Cập nhật thêm: 30 – 60 – 90: Lộ trình cho nhân viên mới

4.2 Ngành quản lý nhân sự

Bên cạnh ngành quản trị nhân lực thì quản lý nhân sự cũng là ngành học được nhiều trường ưu tiên giảng dạy. Học ngành này sau khi ra trường sẽ giúp bạn có thể tiến xa hơn, có thể làm quản lý nhân sự tại các công ty có quy mô lớn bằng những kiến thức và kỹ năng đã học. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng làm việc tại các vị trí như: trưởng phòng nhân sự, chuyên viên đào tạo, chuyên viên tiền lương, phúc lợi,…

4.3 Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực là ngành học giúp bạn có cơ hội ứng cử vào phòng nhân sự của công ty với nhiều chức danh cũng như vị trí khác nhau. 
Trên thực tế, việc làm của ngành học này rất rộng, do đó bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi theo học.

4.4 Quản trị hành chính nhân sự

Quản trị hành chính nhân sự – một trong những ngành “hot” nhất hiện nay. Với ngành học này, bạn có thể trở thành nhân viên hành chính nhân sự, kiêm toàn bộ các công việc liên quan đến hành chính, quản lý nhân viên của công ty.

Không dừng lại ở đó, ngành học quản trị hành chính nhân sự có rất nhiều vị trí khác nhau, với những kiến thức và kỹ năng đã được đào tạo bài bản hứa hẹn sẽ đem đến cho bạn một công việc đúng như mong đợi.

Ngoài việc làm nhân sự, bạn có thể tham khảo các ngành nghề khác như: quản trị kinh doanh, luật, hành chính, văn thư, nội vụ,…

Vậy, nhân viên hành chính nhân sự cần kỹ năng gì khi ứng tuyển vào vị trí này?

5. Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Trong bất cứ ngành nghề nào cũng có những yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần có để phục vụ cho công việc. Trong vai trò của nhân viên HCNS, để hoàn thành tốt nhiệm vụ thì bạn không thể bỏ qua những kỹ năng sau đây.

5.1 Kỹ năng giao tiếp tốt, ứng xử linh hoạt

Kỹ năng giao tiếp trở thành kỹ năng quan trọng hàng đầu mà bất cứ ngành nghề nào cũng phải có. Đặc biệt, đối với ngành hành chính nhân sự, đây là bộ phận giao tiếp nhiều, làm nhiệm vụ kết nối giữa các bộ phận khác trong một công ty. Vì vậy, vị trí hành chính nhân sự cần có sự khéo léo để đạt được kết quả trong giao tiếp.   

5.2 Kỹ năng quản lý, tổ chức

Những người có tính cẩn thận, gọn gàng và sắp xếp công việc một cách khoa học thường sẽ làm công việc nhân sự rất hiệu quả. Bởi, trong công việc hàng ngày, nhân viên hành chính nhân sự là người trực tiếp làm hồ sơ, giấy tờ, văn bản,… Do đó, để công việc được phát triển tốt nhất thì nhân viên hành chính nhân sự phải có đầu óc tổ chức tốt.

5.3 Kỹ năng tin học văn phòng

Với kỹ năng này, nhân viên hành chính nhân sự cần phải nhuần nhuyễn để xử lý các công việc nhanh nhất có thể. Nếu cứ mãi đánh máy theo dạng “mổ cò” thì hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ, văn bản sẽ khiến cho bạn rơi vào tình trạng quá tải.

5.4 Cẩn trọng, tỉ mỉ

Một trong những kỹ năng mà nhân viên hành chính nhân sự phải có đó là cẩn trọng, tỉ mỉ và ngăn nắp. Tại sao như vậy? Bởi vì công việc của hành chính nhân sự sẽ liên quan đến việc kiểm kê, bảo quản hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, hợp đồng,… Nếu không ngăn nắp, tỉ mỉ thì chắc chắn khi cần đến, họ sẽ không biết những loại giấy tờ đó đã để ở đâu. Để tránh mất thời gian tìm kiếm, nhân viên hành chính nhân sự thường sẽ phân loại và ghi nhớ chỗ để của từng loại hồ sơ, giấy tờ,…


Cẩn trọng, tỉ mỉ là kỹ năng mà nhân viên HCNS phải có

>>> Xem thêm: 6 cách nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

5.5 Trau dồi đạo đức của người làm nhân sự

Kỹ năng và phẩm chất cần thiết mà mỗi nhân viên hành chính nhân sự phải có đó là đạo đức nghề nghiệp. Bởi đây là người mà giám đốc tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty, chẳng hạn như: mức lương, doanh thu,… Đạo đức của một nhân viên làm hành chính nhân sự sẽ không cho phép họ chia sẻ hay tiết lộ các thông tin cho bất cứ nhân viên nào để tránh tình trạng ganh tị tại môi trường công sở.

6. Cơ hội nghề nghiệp đối với vị trí nhân viên hành chính nhân sự

6.1. Mức lương cơ bản

Có thể nói rằng, vị trí nhân viên hành chính nhân sự là ngành nghề có mức lương ổn định nhất, càng lên được vị trí cao thì mức lương càng hấp dẫn hơn bao giờ hết. Vậy, mức lương của nhân viên hành chính nhân sự là bao nhiêu?
Thông thường, mức lương của nhân viên bình thường sẽ dao động từ 6 đến 10 triệu đồng, tùy thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng,… Đặc biệt, đối với vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ có mức lương dao động từ 15 đến 20 triệu đồng và thậm chí có thể lên đến 25 triệu đồng/tháng.

>> Xem thêm: Trưởng phòng hành chính nhân sự: Điều cần biết khi ứng tuyển


Mức lương của nhân viên HCNS là bao nhiêu?

6.2 Lộ trình thăng tiến

Khi theo vị trí hành chính nhân sự, có 2 con đường thăng tiến trong sự nghiệp được ứng dụng phổ biến sau đây.

Thăng tiến theo chiều dọc

Thăng tiến theo chiều dọc có thể hiểu là tăng theo cấp bậc công việc, từ vị trí nhân viên lên vị trí chuyên viên, trưởng phòng, giám đốc hành chính nhân sự. Đây là con đường thăng tiến phổ biến và được nhân sự yêu thích nhất.
>> Xem thêm: Điều kiện thăng hạng nhân viên hành chính lên chuyên viên

Thăng tiến theo ngành

Khi thăng tiến theo ngành thì trách nhiệm và quyền hạn sẽ được nâng cao ở cùng mức độ cấp bậc.

Chẳng hạn, bạn đang là trưởng phòng tuyển dụng, công ty sẽ đề cử bạn đảm nhiệm trọng trách mới đó là vị trí trưởng phòng đào tạo nguồn nhân lực. Đây cũng là hình thức thăng tiến theo ngành thường hay gặp nhất trong các công ty hiện nay nhưng lộ trình thăng tiến này vẫn ở cấp độ công việc hiện tại, tăng quyền hạn, trách nhiệm mà không tăng cấp bậc.

>> Xem thêm: Tìm việc làm trưởng phòng hành chính nhân sự

 

Một số câu hỏi liên quan đến hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính (liên quan đến hợp đồng, giấy tờ pháp lý,…) và chịu trách nhiệm về việc hỗ trợ quản lý nhân sự làm việc tại một doanh nghiệp.

Yêu cầu đối với nhân viên hành chính nhân sự?

Nhân viên hành chính có xuất thân từ các ngành học quản trị nhân sự/ quản trị nguồn nhân lực/ hành chính nhân sự và cần có kỹ năng chuyên môn trong việc quản lý, tổ chức. Ngoài ra, nhân viên hành chính nhân sự cần phải giao tiếp tốt, có kỹ năng tin học văn phòng và tỉ mỉ trong công việc.

Những thông tin về nhân viên hành chính nhân sự đã giúp bạn có thể hiểu thêm về công việc, kỹ năng cần có, mức lương và lộ trình thăng tiến của vị trí này trong sự nghiệp. Thông qua những kiến thức này, tùy thuộc vào điều kiện thực tế và kỳ vọng của mỗi ứng viên mà lựa chọn công việc thích hợp. Khi bạn có nhu cầu ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính nhân sự thì hãy đăng ký ngay với CareerViet để được tư vấn tốt nhất!

Top những từ khóa tìm kiếm nhiều nhất:

tìm việc làm | Việc làm Đà Nẵng | Tìm việc làm tại Hà Nội | Việc làm Bắc Giang | Việc làm Hải Phòng | Việc làm Bắc Ninh

  CareerViet

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *