Hướng dẫn lập thời gian biểu hợp lý, tạo cảm hứng làm việc

Những ngày làm việc chốn công sở thường đầy áp lực và đòi hỏi sự tập trung, nhưng liệu bạn đã thật sự điều chỉnh thời gian của mình một cách hiệu quả để cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân? Trong bài viết này, CareerViet sẽ tiết lộ cho bạn 4 bước quan trọng để xây dựng một thời gian biểu hợp lý, giúp bạn không chỉ làm việc một cách logic mà còn có nhiều thời gian cho trong cuộc sống cá nhân. 

Công cụ thời gian biểu cho phép linh hoạt điều chỉnh để ứng phó với các tình huống bất ngờ – Nguồn: Freepik

>>> Xem thêm:

  • Thủ thuật khi gặp những vấn đề về quản lý thời gian
  • 5 cách điều phối thời gian hiệu quả dành cho nhà quản lý
  • Làm chủ thời gian cho một ngày hiệu quả

Thời gian biểu là gì?

Thời gian biểu là một kế hoạch chi tiết dùng để quản lý thời gian và công việc cho tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống. Thông qua việc lên lịch các hoạt động và nhiệm vụ, thời gian biểu giúp bạn có được một cuộc sống có hệ thống và đạt hiệu quả cao trong công việc lẫn đời sống.

Một thời gian biểu hiệu quả không chỉ đơn giản là một danh sách các nhiệm vụ. Nó hỗ trợ bạn tận dụng thời gian một cách tối ưu, đồng thời đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Để tạo ra một thời gian biểu phù hợp với nhu cầu của bản thân, bạn cần xác định mục tiêu và ưu tiên của mình là gì, sau đó lên lịch cho các hoạt động và nhiệm vụ một cách hợp lý.

>> Xem thêm: 

  • Quản lý thời gian nơi công sở
  • Sử dụng hiệu quả thời gian

Xây dựng một thời gian biểu hợp lý và tuân thủ nghiêm túc có thể hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả hơn – Nguồn: Freepik

Tại sao cần phải lập thời gian biểu?

Lập thời gian biểu là một kỹ năng quan trọng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn có một thời gian biểu, bạn sẽ biết mình cần làm gì và khi nào cần làm. Điều này có thể giúp bạn tránh bị quá tải, trì hoãn và căng thẳng.

Dưới đây là một số lý do tại sao cần phải lập thời gian biểu:

  • Giúp bạn đạt được mục tiêu: Lập thời gian biểu, bạn sẽ có thể dành thời gian cho những việc quan trọng nhất đối với bạn. Điều này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn và dễ dàng hơn.
  • Tăng cường sự tự tin: Một thời gian biểu giúp bạn cảm thấy như đang nắm quyền kiểm soát cuộc sống của mình. Nó cung cấp cho bạn một cấu trúc và mục tiêu để hướng tới, điều này có thể giúp bạn cảm thấy tự tin và hiệu quả hơn.
  • Giảm căng thẳng: Khi bạn biết mình cần làm gì và khi nào cần làm, bạn sẽ cảm thấy ít bị quá tải và căng thẳng hơn. 

Lập thời gian biểu có thể là một thách thức nhưng nó là một kỹ năng đáng để học hỏi. Bằng cách lập thời gian biểu, bạn có thể cải thiện cuộc sống của mình theo nhiều cách.

Như thế nào là một thời gian biểu hợp lý?

Một thời gian biểu hợp lý là một thời gian biểu đáp ứng được các tiêu chí sau:

  • Phù hợp với mục tiêu và ưu tiên của bạn: Thời gian biểu của bạn nên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn. Ví dụ: Bạn có thể lập lập thời gian biểu trong 1 ngày hoặc lập thời gian biểu trong 1 tuần, miễn là nó phục vụ được công việc của bạn.
  • Linh hoạt và có thể điều chỉnh: Cuộc sống luôn thay đổi, vì vậy thời gian biểu của bạn cũng cần linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết.
  • Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân: Thời gian biểu của bạn nên bao gồm cả thời gian dành cho công việc, học tập, nghỉ ngơi, thư giãn và những hoạt động cá nhân khác.

Tầm quan trọng của thời gian biểu trong công việc

Một thời gian biểu hợp lý chính là ‘chìa khóa’ cho sự thành công của cả công việc và cuộc sống cá nhân của mỗi người. Vì thế, tầm quan trọng của thời gian biểu không thể bị xem nhẹ. Dưới đây, CareerViet sẽ đưa ra một số điểm quan trọng để bạn hiểu rõ hơn về vai trò của thời gian biểu:

  • Thúc đẩy năng suất: Thời gian biểu giúp bạn quản lý thời gian một cách thông minh, đặt ưu tiên cho những công việc quan trọng và khẩn cấp. Khi bạn biết được mình đang làm gì và cần làm gì tiếp theo, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn.
  • Tránh lãng phí thời gian: Vô tình hoặc không có kế hoạch cụ thể có thể dẫn đến lãng phí thời gian. Thời gian biểu giúp bạn tránh những khoảng thời gian trống trải và tận dụng tối đa thời gian để làm việc có ý nghĩa và mang lại kết quả tốt.

Thời gian biểu đảm bảo tối ưu hóa được năng suất làm việc và tránh lãng phí thời gian – Nguồn: Freepik

  • Giảm căng thẳng: Có thời gian biểu rõ ràng giúp bạn dự đoán được công việc sắp tới cũng như chuẩn bị trước tinh thần để đối mặt với những công việc đó. Cách này giúp bạn có thể giảm bớt căng thẳng và áp lực trong công việc bởi vì bạn không phải đối mặt với sự bất ngờ hay những tình huống ngoài kế hoạch nào
  • Đảm bảo cân bằng: Thời gian biểu không chỉ dành cho công việc mà còn cho cuộc sống cá nhân. Bởi vì thời gian biểu giúp bạn tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình, thể thao hay sở thích cá nhân. Thông qua đó, bạn có thể duy trì sự cân bằng và hóa giải những cơn thịnh nộ.
  • Quản lý thời gian: Thời gian biểu là công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất. Nó giúp bạn lên kế hoạch cho dự án dài hạn, xác định mục tiêu ngắn hạn và theo dõi tiến độ một cách sát sao. Việc này giúp bạn làm tăng khả năng quản lý thời gian và đạt được sự thành công nhất định trong công việc.

4 bước xây dựng thời gian biểu để làm việc hiệu quả chốn cơ sở

Bước 1: Lựa chọn công cụ để lập thời khóa biểu

Trước hết, để bắt đầu xây dựng một thời gian biểu hiệu quả, bạn cần lựa chọn công cụ phù hợp. Hiện nay, chúng ta có nhiều ứng dụng và phần mềm quản lý thời gian như Google Calendar, Microsoft Outlook, Asana, Trello hoặc các ứng dụng di động như Todoist. Bạn có thể trải nghiệm thử và lựa chọn công cụ nào mà bạn cảm thấy thoải mái và dễ sử dụng nhất, đáp ứng được nhu cầu của bạn.

Bước 2: Liệt kê công việc cần làm trong công việc và cuộc sống

Bạn cần bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành, bao gồm cả công việc trong công sở và các hoạt động trong cuộc sống cá nhân. Bạn cần xác định công việc ưu tiên, những nhiệm vụ quan trọng và cả những hoạt động thư giãn hoặc thể thao.

Bước 3: Sắp xếp công việc hợp lý theo một quy luật nhất định

Sau khi bạn đã liệt kê tất cả các công việc, bạn hãy bắt đầu sắp xếp chúng một cách hợp lý. Và bạn cũng cần chú ý xác định thời gian tốt nhất để thực hiện từng nhiệm vụ dựa trên độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Bạn có thể tham khảo sử dụng màu sắc, ghi chú hoặc các biểu đồ để tạo sự rõ ràng và dễ nhìn cũng như thu hút được sự chú ý cho chính bản thân bạn.

Bước 4: Thường xuyên kiểm tra và tuân thủ thời gian biểu một cách nghiêm túc và chặt chẽ

Việc lập thời gian biểu sẽ chỉ thật sự có ý nghĩa khi bạn tuân thủ nó một cách nghiêm túc. Vì thế, bạn hãy đặt mục tiêu thường xuyên kiểm tra thời gian biểu của mình và cố gắng tuân thủ nó một cách nghiêm túc. Bạn phải lịch ra làm việc, hạn chót cần hoàn thành và nhắc nhở để bản thân bằng nhiều phương pháp để không bị trễ hẹn và trì hoãn quá lâu.

>>> Xem thêm:

  • Làm việc tại nhà, sao cho hiệu quả?
  • Nhiễu…vì thời khóa biểu!

Các lưu ý khi xây dựng thời gian biểu

Điều chỉnh thời gian biểu một cách linh hoạt

Thời gian biểu là một công cụ linh hoạt, không nên bị cứng nhắc. Khi có sự thay đổi hoặc ưu tiên mới xuất hiện, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian biểu sao cho phù hợp. Thông qua đó, bạn phải đảm bảo rằng bạn có thể ứng phó với các tình huống bất ngờ trong công việc một cách hiệu quả và không cảm thấy bị ràng buộc.

Phân bổ thời gian theo mức độ quan trọng của công việc

Sử dụng nguyên tắc Pareto (nguyên tắc 80/20) để xác định những công việc quan trọng nhất mà bạn cần tập trung. Bạn cần dành thời gian lớn cho những nhiệm vụ có tác động lớn đến sự thành công của bạn cũng như hạn chế thời gian cho những công việc ít quan trọng.

Đặt ra các khoảng thời gian dự phòng

Để tránh căng thẳng và đảm bảo tính linh hoạt trong thời gian biểu, bạn phải luôn để lại các khoảng thời gian dự phòng giữa các nhiệm vụ. Những khoảng thời gian này có thể sử dụng để xử lý những việc bất ngờ, tạm nghỉ ngơi hoặc thậm chí là để xem xét và điều chỉnh thời gian biểu nếu cần.

Áp dụng xen kẽ các quy định làm việc khác

Khi xây dựng thời gian biểu, bạn có thể xem xét và tích hợp các quy định làm việc, ví dụ như các giờ làm việc linh hoạt, giờ giải lao hoặc những khoảng thời gian được quy định bởi công ty. Bằng cách này, bạn có thể tuân thủ các quy định và không gặp rắc rối về lịch trình.

Việc xây dựng một thời gian biểu hợp lý để làm việc hiệu quả tại công sở không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một thói quen quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Việc tuân thủ thời gian biểu một cách nghiêm túc giúp bạn tận dụng mỗi giây, mỗi phút của ngày để đạt được những kết quả mà bạn mong muốn.

CareerViet hy vọng rằng bài viết này đã mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để xây dựng một thời gian biểu hợp lý với nhiều mẫu thời gian biểu và làm việc hiệu quả hơn tại công sở. Và còn rất nhiều kiến thức hữu ích khác có thể giúp ích cho bạn trong môi trường công sở, hãy tham khảo ngay tại cẩm nang CareerViet nhé!

>>> Xem thêm:

  • Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả?
  • Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc
  • Kinh nghiệm “quản lý” thời gian

  CareerViet

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *