Hướng dẫn ghi biên bản họp chi tiết từ A đến Z

Là dân văn phòng, việc ghi biên bản cuộc họp có lẽ không còn xa lạ gì với bạn. Tuy nhiên, để ghi chép một biên bản chuyên nghiệp, đầy đủ và chính xác, không phải ai cũng nắm rõ bí quyết. Trong bài viết này CareerViet sẽ chia sẻ với bạn một số mẹo hữu ích để ghi biên bản cuộc họp “chuẩn chỉnh” như một chuyên gia.

1. Chuẩn bị trước

Bí kíp ghi biên bản cuộc họp “chuẩn chỉnh” cho dân văn phòng (Nguồn: Freepik) 

1.1. Nắm rõ quy chế họp hành của tổ chức

Bạn cần nắm rõ quy định nội bộ về họp hành của công ty cũng như vai trò của người ghi biên bản. Tuy nhiên, dù ở vai trò nào, thư ký cũng không nên đảm nhiệm vai trò chủ trì hay có vai trò chính trong cuộc họp như tham gia tranh luận hay ra quyết định.

Bên cạnh đó, hãy trao đổi với người tổ chức cuộc họp để xác định nội dung và mục đích cần thiết cho biên bản. 

1.2. Chuẩn bị mẫu biên bản cuộc họp

Để ghi biên bản cuộc họp hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần chuẩn bị sẵn mẫu theo quy định của công ty. Mẫu này thường bao gồm các thông tin sau:

– Tên cơ quan, loại hình cuộc họp (định kỳ, nhóm nhỏ, hay chuyên biệt).

– Thời gian, địa điểm (ngày giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm tổ chức).

– Thành phần tham dự (ghi chú số lượng người tham dự và vắng mặt).

– Chủ tọa, thư ký (họ tên người chủ trì và người ghi biên bản).

– Lịch trình làm việc (nếu có).

– Ký tên: tất cả thành viên có trách nhiệm ký tên xác nhận biên bản.

1.3. Bí quyết ghi chép đầy đủ, chính xác và nhanh chóng

Sổ tay, máy tính xách tay hay máy ghi âm đều là những trợ thủ đắc lực trong việc ghi chép biên bản họp, tuy nhiên ghi chép tay vẫn là phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất. Ngoài ra, tùy trường hợp bạn ứng dụng nhiều phương pháp khác như:

– Mang theo biên bản họp trước (nếu có) để tham khảo.

– Kỹ năng tốc ký: tập trung nắm bắt ý chính và diễn đạt súc tích, dễ hiểu.

– Máy chiếu hoặc bảng A (Trường hợp ghi chép công khai).

>> Xem thêm: Hoạch định cuộc họp có hiệu quả

2. Ghi chép Biên bản Cuộc họp

Các nội dung cần thiết trong biên bản cuộc họp (Nguồn: Freepik)

2.1. Xác nhận danh sách người tham dự cuộc họp

Bạn có thể thực hiện việc này trước khi kết thúc hoặc sau khi hoàn thành ghi biên bản để đính kèm chữ ký của người tham dự để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

– Đối với các cuộc họp lớn, hãy chuẩn bị nhiều tờ danh sách.

– Vẽ sơ đồ chỗ ngồi và điền thông tin khi mọi người tự giới thiệu để dễ dàng ghi chép tên chính xác.

2.2. Tối ưu hóa biên bản cuộc họp bằng cách ghi chép đầy đủ thông tin thiết yếu

Bạn nên sử dụng mẫu biên bản có sẵn hoặc ghi lại các thông tin thiết yếu ngay đầu trang tài liệu, bao gồm: tên tổ chức, ngày, địa điểm, loại hình cuộc họp và thời gian bắt đầu.

Nếu cuộc họp được tổ chức nhằm mục đích cụ thể hoặc diễn ra vào thời điểm đặc biệt, hãy đính kèm thông báo triệu tập cùng với biên bản hoàn chỉnh để lưu trữ đầy đủ thông tin.

2.3. Ghi lại kết quả nội dung đầu tiên

Hầu hết những cuộc họp chính thức đều bắt đầu với nội dung là thông qua lịch trình làm việc, vì vậy bước này sẽ sử dụng động thái này làm ví dụ. Nếu cuộc họp bắt đầu với một động thái khác, chỉ cần đảm bảo bạn ghi lại tất cả các thông tin tương tự có liên quan:

– Tên của người chuyển nội dung (người đề nghị thay đổi nội dung).

– Kết quả bỏ phiếu.

– Văn bản ghi chép nội dung được thảo luận hoặc có thể cắt giữa chừng để ghi chép được đầy đủ và chuẩn xác.

2.4. Ghi chép chi tiết các nội dung thảo luận trong cuộc họp

Trong cuộc họp, các nội dung khác cũng cần ghi chép chính xác các chủ đề, người chuyển nội dung và kết quả bỏ phiếu. Đối với nội dung đòi hỏi tán thành, cần ghi tên người tán thành. Việc điều chỉnh nội dung chỉ cần sửa chú thích, không cần ghi chú về việc điều chỉnh trừ khi gây tranh cãi.

2.5. Theo dõi và lưu trữ báo cáo trong cuộc họp

Đối với bất kỳ bản báo cáo, bản tin hoặc các nội dung tương tự nào được đọc trong cuộc họp, hãy ghi lại tên của văn bản và người đọc chúng (hoặc tên của bộ phận soạn thảo). Thiết thực nhất là, bạn nên có:

– Bản sao của các báo cáo này vào cuối buổi họp.

– Trường hợp bản sao không có sẵn, ghi thông tin nơi tài liệu gốc được lưu giữ.

– Trường hợp thành viên báo cáo không dựa trên tài liệu, hãy tóm tắt ý chính và chủ đề của báo cáo.

2.6. Theo dõi tiến độ công việc, nhiệm vụ được giao

Ghi chép lại những hành động được thực hiện hoặc các nhiệm vụ được giao, bao gồm kiểm tra lại các nhiệm vụ được giao từ cuộc họp trước đó cũng như các nhiệm vụ mới. 

Bên cạnh đó, cần tập trung ghi chép và tóm tắt lý do cơ bản đưa đến một quyết định nếu cuộc họp có đề cập đến.

2.7. Ghi lại mọi chỉ thị và quyết định

Bất kỳ sự phản đối nào trong quy trình đều cần được ghi chép đầy đủ, bao gồm nội dung, lý do phản đối và quyết định của Chủ tịch. Việc ghi chép này cần bám sát các quy định làm việc của công ty.

Mục đích là đảm bảo tính minh bạch, chính xác và thống nhất trong việc giải quyết tranh chấp, đồng thời tạo cơ sở để tra cứu, tham khảo khi cần thiết.

2.8. Nguyên tắc tóm tắt thảo luận trong cuộc họp

Bạn nên tập trung vào các quyết định, nhiệm vụ và hành động cụ thể, thay vì ghi chép chi tiết mọi lời nói trong cuộc họp. Biên bản họp cần thể hiện sự khách quan và trung lập. Tránh sử dụng ngôn ngữ mang tính cảm xúc hoặc ý kiến cá nhân. Hãy sử dụng từ ngữ chính xác, súc tích và dễ hiểu. 

Ngoài ra, bạn không nên đề cập đến tên của bất kỳ ai trong khi tóm tắt nội dung thảo luận, đặc biệt đối với những cuộc tranh luận gay gắt có thể dẫn đến mâu thuẫn.

2.9. Hành động sau cuộc họp

3 điểm quan trọng cần nhớ để tổng kết sau mỗi cuộc họp:

– Ghi lại thời gian kết thúc: Đảm bảo bạn nắm rõ thời gian kết thúc cuộc họp để sắp xếp công việc hợp lý.

– Thu thập báo cáo: Nhớ thu thập bản sao các báo cáo quan trọng hoặc nhắc nhở người có liên quan gửi cho bạn sau cuộc họp.

– Đọc lại biên bản: Xem xét kỹ biên bản để đảm bảo bạn đã nắm đầy đủ thông tin và không bỏ sót nội dung quan trọng. Nếu cần thiết, hãy trao đổi với người khác để làm rõ vấn đề trước khi họ rời đi.

>> Xem thêm: Tổ chức một cuộc họp (phần 1)

3. Hoàn tất Biên bản

Khám phá mẹo ghi chép biên bản cuộc họp cùng CareerViet (Nguồn: Freepik)

3.1. Ghi biên bản ngay sau cuộc họp

Hãy biến việc ghi biên bản trở thành thói quen sau mỗi buổi họp để đảm bảo thông tin được lưu giữ đầy đủ và hiệu quả. 

3.2. Bí quyết ghi biên bản cuộc họp bằng máy tính

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác cho biên bản cuộc họp, bạn nên sử dụng máy tính xách tay để lưu lại các ghi chú chính, sau đó mở một văn bản mới để soạn thảo biên bản chi tiết. Việc so sánh ghi chú và biên bản sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ cho biên bản cuộc họp.

3.3. Hiệu chỉnh văn bản ghi chú

Biên bản ghi chú hội nghị cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu và khách quan.

Phân đoạn rõ ràng: Mỗi chủ đề, quyết định hoặc thủ tục cần được trình bày trong một đoạn văn riêng biệt.

Chính tả và ngữ pháp: Sử dụng chính tả và ngữ pháp tiếng Việt chuẩn. Cẩn thận kiểm tra lỗi chính tả bằng công cụ hỗ trợ.

Thì thống nhất: Sử dụng một thì xuyên suốt văn bản (quá khứ hoặc hiện tại). Hạn chế chuyển đổi thì trong cùng một văn bản.

Khách quan: Tránh đưa ý kiến cá nhân vào biên bản. Tập trung ghi chép những gì diễn ra một cách khách quan nhất.

Từ ngữ đơn giản, chính xác: Sử dụng từ ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc hoa mỹ.

Ghi chép hành động: Chỉ ghi chép những hành động được thực hiện, không ghi chép chi tiết nội dung thảo luận (trừ khi được yêu cầu).

Đánh số trang để dễ dàng tham khảo.

3.4. Phân phối biên bản cuộc họp cho các thành viên tham dự

Biên bản họp đã được hoàn thành và gửi cho tất cả các thành viên tham dự qua email (lấy từ bảng ký tên thành viên tham dự). Đối với những trường hợp không có thông tin liên lạc, người ghi biên bản đã liên hệ với chủ tọa cuộc họp để thu thập thông tin và gửi email. Hãy đảm bảo kiểm tra hộp thư đến của bạn để xem và lưu bản ghi biên bản họp cho mục đích tham khảo.

3.5. Quy định về việc phê duyệt biên bản họp

Biên bản họp cần được phê duyệt trước khi được đưa vào sử dụng. Người chủ trì cuộc họp có thể yêu cầu đọc to biên bản trong cuộc họp tiếp theo để thông qua.

– Nếu biên bản được chấp thuận, người chủ trì cần đánh dấu là đã được chấp thuận.

– Nếu cần chỉnh sửa trước khi phê duyệt, người chỉnh sửa cần ghi rõ thay đổi trong văn bản và ghi chú ở cuối biên bản. Việc ghi chú không cần chi tiết các thay đổi.

Lưu ý rằng việc chỉnh sửa nội dung sau khi biên bản được phê duyệt cần được ghi chép rõ ràng trong biên bản liên quan, bao gồm nội dung chỉnh sửa và thông tin liệu nội dung đó đã được thông qua hay chưa.

>> Xem thêm: Hoạch định cuộc họp có hiệu quả

4. Sử dụng Mẫu biên bản Cuộc họp

Sử dụng mẫu biên bản để ghi chép cuộc họp để tiết kiệm thời gian (Nguồn: Freepik)

4.1. Tiết kiệm thời gian ghi chép biên bản với các mẫu có sẵn

Thay vì mất thời gian xây dựng khung nội dung từ đầu, hãy tham khảo các mẫu ghi chép biên bản họp được thiết lập sẵn.

4.2. Lựa chọn mẫu biên bản hiệu quả cho mọi nhu cầu

Để tìm mẫu biên bản phù hợp với nhu cầu, hãy dành thời gian duyệt qua các trang web chuyên cung cấp mẫu biên bản. Sử dụng tính năng tìm kiếm và lướt qua các lựa chọn để thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Nếu bạn cần một loại mẫu cụ thể, hãy sử dụng các tiêu chí tìm kiếm chi tiết để tiết kiệm thời gian.

Khi bạn đã tìm thấy mẫu ưng ý, hãy tải về bằng nút “tải về” hoặc “sử dụng mẫu”. Lưu ý lưu file vào nơi dễ tìm để sử dụng khi cần thiết.

4.3. Mở và sử dụng mẫu biên bản cuộc họp

Sau khi tải xuống, bạn cần giải nén mẫu biên bản và mở tệp bằng MS Word hoặc Excel. Để có trải nghiệm tốt nhất, nên sử dụng phiên bản MS Word mới nhất. Việc cập nhật phần mềm thường xuyên sẽ giúp đơn giản hóa thao tác và tận dụng tối đa các tính năng mới.

4.4. Chèn Logo và dấu bản quyền trong biên bản

Để tăng tính chuyên nghiệp cho biên bản, bạn nên chèn logo công ty và các dấu bản quyền vào phần tiêu đề (header). Logo sẽ giúp thể hiện thương hiệu của công ty, trong khi các dấu bản quyền sẽ bảo vệ nội dung của biên bản.

4.5. Đặt tiêu đề cuộc họp chuyên nghiệp

Tiêu đề đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý và giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng nội dung. Thay vì sử dụng tiêu đề chung chung như “Cuộc họp/ Nhóm”, hãy dành thời gian để tạo tiêu đề cụ thể và súc tích, tóm tắt trọng tâm của buổi họp.

Ví dụ:

– Thay vì “Cuộc họp nhóm Marketing”, hãy sử dụng tiêu đề “Thảo luận chiến lược Marketing cho quý 2 năm 2024”.

– Thay vì “Cuộc họp Ban lãnh đạo”, hãy sử dụng tiêu đề “Quyết định kế hoạch triển khai dự án X”.

4.6. Tùy chỉnh giao diện biên bản

Hãy cân nhắc thay đổi màu sắc và nâng tầm biên bản mẫu bằng cách truy cập thanh “Page Layout” (Định dạng trang) và chọn “Colors and Themes” (Màu sắc và Chủ đề). Tại đây, bạn có thể thỏa sức sáng tạo với các hiệu ứng và thậm chí điều chỉnh màu nền cho phù hợp với logo công ty. 

4.7. Đặt tên các phần biên bản mẫu

Biên bản họp thường có sẵn các trường mẫu với tên gọi mặc định. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh tên gọi cho phù hợp với nhu cầu và mục đích của cuộc họp. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi thông tin, đồng thời tăng hiệu quả làm việc.

4.8. Lưu trữ và chuẩn bị mẫu biên bản cho việc ghi chép hiệu quả

Để ghi chép biên bản cuộc họp khoa học và chính xác, bạn có thể sử dụng các mẫu biên bản có sẵn trên máy tính hoặc in sẵn. 

– Đối với máy tính, phần mềm Microsoft Office là lựa chọn phổ biến giúp bạn ghi chép nhanh chóng và dễ dàng.

– Nếu ghi chép bằng tay, hãy đảm bảo in sẵn mẫu biên bản có đủ khoảng trống để ghi chú đầy đủ thông tin cần thiết.

4.9. Tối ưu hóa hiệu quả cuộc họp bằng mẫu biên bản

Mẫu biên bản họp đóng vai trò như kim chỉ nam đắc lực giúp bạn ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ có mẫu biên bản, bạn có thể dễ dàng sắp xếp thông tin, ý tưởng, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.

Hãy sử dụng mẫu biên bản như một công cụ hỗ trợ đắc lực để tối ưu hóa hiệu quả cuộc họp, từ đó thúc đẩy năng suất và sự thành công cho công việc của bạn.

Tối ưu hóa nội hiệu quả cuộc họp nhờ mẫu biên bản có sẵn (Nguồn: Freepik)

>> Xem thêm: 3 mẹo đọc sách nhỏ mà có võ nhưng không phải ai cũng biết

Lời khuyên

Bạn có thể ghi chép biên bản cuộc họp hiệu quả và chính xác, đảm bảo lưu giữ đầy đủ thông tin quan trọng, hãy tham khảo những mẹo sau đây:

Hoàn thiện biên bản ngay sau khi cuộc họp kết thúc: Khi thông tin còn tươi mới trong tâm trí, hãy ghi chép đầy đủ và chính xác nội dung cuộc họp. Việc này cũng giúp người tham gia có bản ghi chép về các hành động cần thực hiện càng sớm càng tốt.

Ngồi gần chủ tọa: Vị trí này giúp bạn dễ dàng nghe rõ mọi nội dung và yêu cầu làm rõ khi cần thiết mà không cần phải lên tiếng.

Yêu cầu người tham gia ghi chép chủ đề: Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi chép và tập trung vào việc theo dõi diễn biến cuộc họp.

Lưu trữ biên bản an toàn: Lưu biên bản ở nơi dễ tìm kiếm và truy cập khi cần thiết.

Đừng ngại đặt câu hỏi: Nếu bạn không hiểu rõ vấn đề nào, hãy yêu cầu làm rõ ngay lập tức.

Nhận thức tầm quan trọng của biên bản: Biên bản cuộc họp là tài liệu quan trọng có thể được tham khảo trong nhiều năm, thậm chí là bằng chứng trong các vấn đề pháp lý.

Tham khảo tài liệu: Đọc một số mục trong Robert”s Rules of Order, đặc biệt là phần hướng dẫn quy tắc làm việc của thư ký, để nâng cao kỹ năng ghi chép.

Ghi chép khách quan: Ghi chép trung thực và đầy đủ nội dung cuộc họp, tránh đưa ý kiến cá nhân hay đánh giá chủ quan.

Lời khuyên hữu ích giúp bạn ghi chép biên bản họp hiệu quả (Nguồn: Freepik)

>> Xem thêm: 5 quy tắc để có cuộc họp thành công và hiệu quả

Cảnh báo

Để đảm bảo biên bản cuộc họp hiệu quả và chính xác, người ghi chép cần lưu ý những điểm sau:

– Ghi chép súc tích, tập trung vào các ý chính và quyết định.

– Tránh ghi diễn giải chi tiết và cảm xúc cá nhân.

– Không ghi chép các nội dung thuộc đặc quyền luật sư-khách hàng.

– Ghi chép riêng biệt các nội dung trao đổi bí mật và đánh dấu là “tài liệu mật”.

Ghi biên bản cuộc họp là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai làm việc trong môi trường văn phòng cũng cần phải nắm vững. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn ghi chép biên bản cuộc họp hiệu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của bản thân và doanh nghiệp. Truy cập Cẩm nang CareerViet để khám phá thêm nhiều mẹo làm việc hiệu quả nhé!

  CareerViet

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *