Cách Dùng Hàm INDEX Trong Excel Chi Tiết, Đơn Giản, Dễ Hiểu

Hàm INDEX trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc phạm vi.. Tuy nhiên, hàm hữu dụng này lại ít được biết đến, INDEX sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn cũng như hạn chế mắc những lỗi không đáng có. Trong bài viết này hãy cùng CareerViet tìm hiểu hàm Index nhé.

>>> Xem thêm:

  • Bí Kíp Bỏ Túi Các Hàm Trong Excel Và Hướng Dẫn Chi Tiết Đơn Giản
  • Những Điều Bạn Nên Biết Về Hàm Vlookup Và Cách Sử Dụng Chi Tiết
  • Cách Xử Lý Hàm VLOOKUP Trong Excel Siêu Đơn Giản Dễ Hiểu

Hàm Index trong Excel dùng để làm gì?

Trong Excel, hàm INDEX được sử dụng để truy xuất giá trị từ một mảng hoặc dải dữ liệu, dựa vào chỉ số hàng và cột được cung cấp. Hàm INDEX cho phép bạn lấy giá trị từ một bảng dữ liệu ở một vị trí cụ thể dựa vào chỉ số của hàng và cột đó. Như thế, bạn có thể kết hợp sử dụng hàm MATCH cùng với hàm INDEX để xác định vị trí của dữ liệu muốn trích xuất.

Lợi ích của việc dùng hàm Index

  • Hàm INDEX cho phép thay đổi chỉ số hàng và cột linh hoạt, giúp dễ dàng thay đổi vị trí dữ liệu truy xuất. Hữu ích khi thực hiện phép tính hoặc phân tích trên nhiều vùng dữ liệu khác nhau.
  • Sử dụng hàm INDEX giúp giảm thiểu sai sót do nhập sai địa chỉ ô hoặc sai chỉ số hàng và cột đồng thời giúp công thức của bạn trở nên dễ đọc hơn.
  • Giảm thiểu thời gian tính toán, đặc biệt khi bạn làm việc với các bảng dữ liệu lớn.

Cách sử dụng hàm Index

Hàm INDEX trong Excel có hai cách sử dụng khác nhau, phụ thuộc vào mục đích bạn muốn thực hiện:

  • Nếu bạn đang tìm cách lấy giá trị từ một ô hoặc một nhóm ô cụ thể, thì bạn có thể kiểm tra phần Dạng mảng.
  • Còn nếu bạn muốn có một tham chiếu đến một ô cụ thể, thì hãy xem mục Biểu mẫu tham chiếu.

>>> Xem thêm:C++ là gì? Tổng hợp kiến thức học C++ cơ bản cực dễ hiểu

Công thức hàm Index trong Excel

Công thức hàm Index có dạng sau:

INDEX(array, row_num, [column_num])

Dạng mảng của hàm INDEX có các đối số sau đây:

  • Mảng  Bắt buộc. Một phạm vi ô hoặc một hằng số mảng.
  • Nếu mảng chỉ chứa một hàng hoặc cột thì đối số row_num hoặc đối column_num tương ứng là tùy chọn.
  • Nếu mảng có nhiều hàng và nhiều cột và chỉ có thể dùng row_num hoặc column_num, thì hàm INDEX trả về mảng chứa toàn bộ hàng hoặc cột trong mảng.
  • row_num Bắt buộc, trừ khi column_num có mặt. Chọn hàng trong mảng mà từ đó trả về một giá trị. Nếu row_num được bỏ qua, column_num bắt buộc.
  • column_num Tùy chọn. Chọn cột trong mảng mà từ đó trả về một giá trị. Nếu column_num được bỏ qua, bạn row_num bắt buộc.

Chú thích:

  • Nếu cả hai row_num và column_num được sử dụng, hàm INDEX trả về giá trị trong ô ở giao điểm của row_num và column_num.
  • row_num và column_num phải trỏ tới một ô trong mảng; nếu không, hàm INDEX trả về giá #REF! lỗi.
  • Nếu bạn đặt row_num hoặc column_num thành 0 (không), hàm INDEX trả về mảng giá trị cho toàn bộ cột hoặc hàng tương ứng. Để sử dụng các giá trị được trả về dưới dạng mảng, hãy nhập hàm INDEX dưới dạng công thức mảng.

Ví dụ 1

Những ví dụ này dùng hàm INDEX để tìm giá trị trong ô giao cắt giữa hàng và cột.

Sao chép dữ liệu ví dụ trong bảng sau đây và dán vào ô A1 của một bảng tính Excel mới. Để công thức hiển thị kết quả, hãy chọn công thức, nhấn F2 rồi nhấn Enter.

>>> Xem thêm:Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Với Vài Thao Tác Đơn Giản

Ví dụ về công thức hàm index (Nguồn: Internet)

1. Hàm Index dạng Mảng trong Excel 

Ví dụ về hàm INDEX dạng mảng

Trong bảng dữ liệu này, với thông tin về Tên học sinh, Lớp, Điểm trung bìnhKết quả, chúng ta có thể dễ dàng sử dụng hàm INDEX để tìm và trích xuất giá trị “Nguyễn Văn A“.

Cách thực hiện: Đơn giản, bạn chỉ cần chọn hàng thứ 2 và cột đầu tiên của bảng

Bước 1: Nhập công thức: =INDEX(A2:D6;2;1)

Trong đó:

       (A2:D6) là bảng chứa giá trị cần trả về

         2 là số thứ tự của hàng trong mảng có chứa giá trị được trả về

        1 là số thứ tự của cột trong mảng có chứa giá trị được trả về

>>> Xem thêm:Sổ Tay Cách Dùng Hàm Countif Trong Excel Cho Người Mới Chi Tiết

Nhập công thức vào ô mà bạn muốn lấy kết quả (Nguồn: Internet)

Bước 2: Nhấn Enter để hoàn tất việc tìm kiếm giá trị trong bảng


Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả. (Nguồn: Internet)

Tại ô C8 bạn chỉ cần nhập công thức theo cú pháp dưới đây và sau đó nhấn Enter để hàm Index thực hiện công việc của mình.

2. Hàm Index Excel dạng tham chiếu

Hàm INDEX thể hiện tính năng tham chiếu, cho phép truy xuất ô nằm ở giao điểm của một hàng và một cột cụ thể. Cách thực hiện công thức INDEX tham chiếu như sau:

=INDEX(Reference,Row_num,[Column_num],[Area_num])

  •   reference: vùng tham chiếu bắt buộc (có thể kết hợp nhiều mảng với nhau);
  •   row_num: số thứ tự hàng trong mảng chứa giá trị được trả về, bắt buộc;
  •   column_num: số thứ tự cột trong mảng chứa giá trị được trả về, tùy chọn;
  •   area_num (tùy chọn): chỉ số thứ tự của mảng trong phạm vi tham chiếu (reference) mà bạn muốn trích xuất giá trị. Nếu bạn không điền area_num, hàm INDEX tự động chọn mặc định là vùng 1.

Ví dụ: Để tìm phần tử ở hàng thứ 3, cột thứ 2 trong (màu xanh dương) dưới đây, chúng ta có thể sử dụng công thức INDEX như sau:

Bước 1: Nhập công thức: =INDEX((B3:F6,B7:F10),3,2,2)

Trong đó:

            (B3:F6,B7:F10) là 2 phạm vi chứa giá trị mà bạn muốn trích xuất.

            3 là vị trí của hàng trong mảng chứa giá trị cần trích xuất.

            2 là vị trí của cột trong mảng chứa giá trị cần trích xuất.

            2 là chỉ số của phạm vi bạn muốn lấy dữ liệu


Nhập công thức tìm giá trị trong bảng (Nguồn: Internet)

Bước 2: Nhấn phím Enter để hoàn tất việc tìm giá trị trong bảng màu xanh dương.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả bạn vừa tìm được. (Nguồn: Internet)

Những lỗi thông thường hay mắc phải khi dùng hàm Index

Lỗi #N/A hoặc #VALUE!

Nguyên nhân: Sử dụng công thức mảng mà không nhấn Ctrl + Shift + Enter.

Trong phiên bản mới nhất của Microsoft 365, bạn có thể dễ dàng trả về một cột hoặc hàng từ phạm vi dữ liệu bằng cách đặt giá trị 0 cho tham số row_num hoặc column_num trong hàm INDEX. Tuy nhiên, điều này chỉ phù hợp với phiên bản mới nhất của Microsoft 365.. Nếu bạn đang dùng phiên bản Excel cũ hơn và không thực hiện theo cách sử dụng công thức dạng mảng, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi từ Excel.

Cách khắc phục:

Để sử dụng công thức mảng trong các phiên bản Excel trước của Microsoft 365, bạn cần nhập nó dưới dạng công thức mảng kế thừa. Cách thực hiện là chọn vùng dữ liệu đầu ra, sau đó nhập công thức vào ô ở góc trên cùng bên trái của phạm vi đầu ra. Sau khi nhập công thức, bạn cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành quá trình và kích hoạt công thức mảng cho vùng dữ liệu đó.

>>> Xem thêm:Bí kíp cách tính tổng trong Excel nhanh, dễ, chính xác cho dân văn phòng

Cách khắc phục lỗi #N/A và #VALUE (Nguồn: Internet)

Lỗi #REF!

Nguyên nhân: xuất hiện khi các đối số row_num và column_num trong công thức INDEX không trỏ tới bất kỳ ô nào trong mảng đã được khai báo. Ví dụ, nếu mảng được khai báo với 5 cột, nhưng bạn nhập giá trị column_num là 8.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại các giá trị của đối số column_num và row_num xem đã đúng chưa và điều chỉnh lại cho chính xác sao cho nằm trong phạm vi của mảng đã khai báo.

Khi dùng hàm Index cần lưu ý những gì?

  • Xác định số thứ tự hàng và cột (row_num và column_num): Điền đúng số thứ tự hàng và cột để INDEX biết vị trí nào trong phạm vi dữ liệu cần trả về giá trị. Lưu ý rằng số thứ tự phải là số nguyên dương.
  • Sau khi đã chọn phạm vi cụ thể với tham chiếu và area_num, bạn có thể lựa chọn một ô cụ thể bằng cách chọn row_num và column_num. Ví dụ, nếu bạn đặt row_num là 1, bạn đang chọn hàng đầu tiên trong phạm vi, và nếu đặt column_num là 1, bạn đang chọn cột đầu tiên, và cứ thế. INDEX trả về giá trị ở giao điểm của row_num và column_num trong tham chiếu.
  • Nếu bạn thiết lập row_num hoặc column_num là 0, INDEX sẽ trả về toàn bộ hàng hoặc cột tương ứng.
  • Hãy lưu ý rằng để INDEX hoạt động, row_num, column_num và area_num phải liên quan đến một ô cụ thể trong phạm vi tham chiếu. Nếu không thỏa mãn điều này, INDEX sẽ hiển thị lỗi #REF. Trong trường hợp bạn bỏ qua row_num và column_num, INDEX sẽ trả về phạm vi trong tham chiếu được xác định bởi area_num.
  • Cân nhắc sử dụng INDEX MATCH hoặc XLOOKUP: Trong một số trường hợp, INDEX phải được kết hợp với hàm MATCH hoặc XLOOKUP để thực hiện tìm kiếm chính xác và linh hoạt hơn.

Hy vọng rằng qua bài viết trên của CareerViet, bạn đã hiểu thêm nhiều về hàm index cũng như cách sử dụng sao cho thật hiệu quả. Bên cạnh đó, vẫn còn rất nhiều hàm khác với nhiều tính năng và hỗ trợ bạn trong công việc. Đừng quên truy cập website để mở rộng thêm kiến thức qua nhiều bài viết hữu ích khác.

>>> Xem thêm:

  • Cách Làm Mục Lục Trong Word Chưa Bao Giờ Dễ Đến Thế
  • Hướng Dẫn Cách Đánh Số Trang Trong Word Chi Tiết Siêu Đơn Giản
  • Hướng Dẫn Cách In 2 Mặt Siêu Nhanh Chóng Trong Word, Excel, PDF

  CareerViet

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *