10 cách sử dụng powerpoint từ A-Z cho người mới bắt đầu

Powerpoint là công cụ đắc lực của dân văn phòng, học sinh, sinh viên, với khả năng khiến cho những nội dung thuyết trình trở nên hấp dẫn và dễ hiểu hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để có thể tận dụng hết những tính năng trên Powerpoint thì chưa chắc ai cũng biết. Với bài viết dưới đây, sẽ giúp bạn hiểu cách để tạo ra những bài thuyết trình đẹp mắt cũng như truyền đạt thông điệp một cách mạch lạc và ấn tượng nhất. Hãy cùng CareerViet khám phá và nắm vững 10 cách sử dụng PowerPoint để nâng cao kỹ năng sử dụng powerpoint của bạn.

Powerpoint là gì? Ưu điểm của Powerpoint

Poweroint là gì?

Poweroint là một trong những phần mềm trình chiếu của bộ Microsoft Office với nhiều ưu điểm mà người dùng có thể tận dụng để tạo ra các bài thuyết trình, tương tác và trình bày ý tưởng vô cùng hiệu quả. Được phát triển vào đầu những năm 1990, Powerpoint đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác.

>> Xem thêm: Mặc gì để thuyết trình?

Ưu điểm của Powerpoint

  • Trực quan hóa thông tin: Một trong những ưu điểm lớn nhất của Powerpoint là khả năng trực quan hóa thông tin. Bạn có thể tạo ra các slide chứa hình ảnh, biểu đồ và đồ họa để làm cho thông tin trở nên dễ hiểu, thú vị hơn.
  • Dễ sử dụng: Powerpoint được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng. Người mới bắt đầu cũng có thể nhanh chóng làm quen với các tính năng cơ bản và tạo ra các slide đơn giản.
  • Cấu trúc logic: Bạn có thể sắp xếp thông tin trong các slide theo một cấu trúc logic, giúp bạn truyền đạt ý tưởng một cách mạch lạc và dễ theo dõi.
  • Tích hợp âm thanh và video: PowerPoint cho phép bạn thêm âm thanh và video vào các slide, tạo sự đa dạng và sinh động cho bài thuyết trình.
  • Tùy chỉnh linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh giao diện, màu sắc, và phong cách của slide để phản ánh thương hiệu cá nhân hoặc cá nhân hóa bài thuyết trình của bạn.

>> Xem thêm: Những điều cần có của một nhà diễn thuyết

Những kiến thức cơ bản về Powerpoint sẽ giúp bạn cải thiện bài thuyết trình của mình – Nguồn: Internet

Các mục trên thanh công cụ trên Powerpoint

  • Tab Home (Trang chính): Tab này chứa các lệnh cơ bản như cắt, sao chép, dán, định dạng văn bản và tạo hiệu ứng.
  • Tab Insert (Chèn): Ở đây, bạn có thể chèn hình ảnh, video, biểu đồ và các phần tử đa phương tiện khác vào slide.
  • Tab Design (Thiết kế): Tab này cho phép bạn thay đổi giao diện và màu sắc của slide để phù hợp với ý tưởng hoặc thương hiệu của bạn.
  • Tab Transitions (Chuyển đổi): Đây là nơi bạn có thể thêm hiệu ứng chuyển đổi giữa các slide.
  • Tab Animations (Hiệu ứng): Tab này cho phép bạn tạo hiệu ứng cho các phần tử trên slide.
  • Tab Slideshow (Bài diễn thuyết): Tab này dùng để thiết lập chế độ trình diễn thuyết và thực hiện bài thuyết trình.
  • Tab Review (Xem xét): Ở đây, bạn có thể thêm chú thích, ghi chú, và kiểm tra chính tả trong bài thuyết trình.
  • Tab View (Xem): Tab này cho phép bạn chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của PowerPoint.

>> Xem thêm: 5W1H là gì? Ý nghĩa và ứng dụng phương pháp 5W1H trong thực tế

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint cho người mới

Thêm một slide PowerPoint mới

Khi bạn mở PowerPoint, bạn sẽ thấy một slide trống. Để thêm slide mới:

  • Nhấp chuột vào tab “Insert” trên thanh công cụ.
  • Chọn “New Slide” và bạn sẽ thấy danh sách các loại slide bạn có thể thêm, chẳng hạn như slide văn bản, slide hình ảnh, hay slide biểu đồ.

Chọn Theme

Theme là một bộ trang trí cho bài thuyết trình của bạn. Để chọn một theme:

  • Nhấp chuột vào tab “Design”.
  • Duyệt qua các theme có sẵn và nhấp vào theme mà bạn thích.

Cách thêm layout và nội dung PowerPoint cho người mới

  • Thêm layout: Bạn có thể thêm layout bằng cách nhấp chuột vào tab “Layout” trên thanh công cụ và chọn layout bạn muốn sử dụng cho slide hiện tại.
  • Thêm nội dung: Để thêm nội dung vào slide, nhấp vào ô văn bản hoặc hình ảnh trống trên slide, sau đó gõ hoặc dán nội dung của bạn.

Định dạng font chữ

Để định dạng font chữ trong PowerPoint:

  • Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn định dạng.
  • Nhấp vào tab “Home” trên thanh công cụ.
  • Bạn có thể thay đổi font, kích thước, màu sắc và nhiều tùy chọn khác tại đây.

Thêm hình ảnh, video vào slide

  • Nhấp vào slide mà bạn muốn thêm hình ảnh hoặc video.
  • Nhấp vào tab “Insert” và chọn “Picture” để thêm hình ảnh hoặc “Video” để thêm video từ máy tính của bạn.

Gắn hiệu ứng chuyển trang

Thêm sự thú vị cho bài thuyết trình: Để gắn hiệu ứng chuyển trang giữa các slide:

  • Nhấp vào slide mà bạn muốn áp dụng hiệu ứng chuyển trang.
  • Nhấp vào tab “Transitions” trên thanh công cụ.
  • Duyệt qua các hiệu ứng chuyển trang có sẵn và chọn hiệu ứng mà bạn thích.
  • Bạn có thể tùy chỉnh thời gian và cài đặt khác cho hiệu ứng.

Hiệu ứng cho từng thành phần trong slide powerpoint 

Gây ấn tượng với từng chi tiết: Để thêm hiệu ứng cho các thành phần chính trong slide:

  • Chọn những thành phần mà bạn muốn áp dụng hiệu ứng.
  • Nháy chuột vào tab “Animations” trên thanh công cụ.
  • Duyệt qua các hiệu ứng và chọn hiệu ứng bạn muốn sử dụng.
  • Bạn cũng có thể tùy chỉnh thời gian và cài đặt hiệu ứng cho từng thành phần.

Cách sử dụng Slide Master

Đơn giản hóa quá trình thiết kế: Slide Master là một tính năng mạnh mẽ cho phép bạn tạo và tùy chỉnh mẫu slide chung cho toàn bộ bài thuyết trình. Để sử dụng Slide Master:

  • Nháy chuột vào tab “View” trên thanh công cụ.
  • Chọn “Slide Master”.
  • Bạn có thể tùy chỉnh mẫu slide, font chữ, màu sắc và nhiều yếu tố khác trong Slide Master.

Trình chiếu slide

Trình bày bài thuyết trình của bạn: Để trình chiếu slide:

  • Nhấp vào tab “Slide Show”.
  • Chọn “From Beginning” để bắt đầu trình chiếu từ slide đầu tiên hoặc “From Current Slide” để bắt đầu từ slide hiện tại.

Lưu file PowerPoint

Đảm bảo an toàn cho công việc của bạn: Để lưu file PowerPoint:

  • Nhấp vào tab “File”.
  • Chọn “Save” hoặc “Save As” để lưu dưới dạng file mới hoặc đặt tên file và chọn vị trí lưu.

>> Xem thêm: Trị “bệnh” sợ nói trước đám đông

Microsoft Powerpoint giúp tạo những trang trình chiếu thú vị, sống động – Nguồn: Internet

Một số lưu ý để trình bày slide trên Powerpoint hiệu quả nhất

Trình bày slide không chỉ là việc đặt các nội dung lên slide và đọc chúng mà nó còn là cách bạn truyền đạt những ý tưởng, làm cho thông tin trở nên dễ hiểu và được tiếp thu 1 cách nhanh chóng. Dưới đây là 1 số lưu ý quan trọng để bạn trình bày slide trên PowerPoint một cách hiệu quả:

  • Đơn giản và rõ ràng

Slide của bạn nên đơn giản và rõ ràng. Tránh quá nhiều văn bản và hình ảnh chèn thêm. Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và câu chuyện để diễn đạt ý tưởng một cách súc tích.

  •  Sử dụng hình ảnh và biểu đồ bắt mắt

Hình ảnh và biểu đồ có thể giúp bạn minh họa ý tưởng một cách trực quan. Sử dụng những hình ảnh đẹp mắt, biểu đồ logic phù hợp với nội dung để làm cho thông tin trở nên dễ hiểu và thú vị hơn.

  •  Màu sắc và font chữ

Chọn một bảng màu thích hợp và sử dụng font chữ dễ đọc. Đảm bảo rằng màu sắc và font chữ trên slide tương phản tốt với nền để làm cho nội dung nổi bật.

  •  Tạo tiêu đề và tóm tắt

Mỗi slide nên có một tiêu đề và một tóm tắt ngắn gọn. Tiêu đề giúp khán giả biết được chủ đề của slide, trong khi tóm tắt giúp tóm gọn thông điệp chính.

  •  Sử dụng hiệu ứng chuyển trang một cách hợp lý

Không nên dùng quá nhiều hiệu ứng chuyển trang hoặc sử dụng chúng một cách thái quá. Hiệu ứng chỉ nên được sử dụng để làm nổi bật thông tin quan trọng.

  •  Tương tác với khán giả

Khi trình bày, hãy tương tác với khán giả. Đặt câu hỏi, mời góp ý và giữ liên lạc để tạo một không gian thảo luận sôi động.

  •  Kiểm tra trước trình bày

Trước khi trình bày, hãy thử nghiệm slide của bạn để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động một cách suôn sẻ và không có lỗi kỹ thuật.

PowerPoint là một công cụ hữu ích để trình bày ý tưởng và giao tiếp hiệu quả. Hi vọng rằng với những kiến thức và kỹ năng bạn đã đọc ở bài viết trên, bạn sẽ có khả năng tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. Hãy luôn luyện tập và không ngừng cải thiện kỹ năng của mình. CareerViet chúc bạn thành công trong việc sử dụng PowerPoint và trong mọi lĩnh vực công việc của bạn.

  CareerViet

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *